Het geven en ontvangen van feedback wordt vaak als spannend of zelfs ongemakkelijk ervaren. Je wilt de ontvangende partij natuurlijk niet kwetsen en andersom wil je zelf ook niet gekwetst worden. Daarom is het belangrijk om op een constructieve manier feedback te geven, zodat jouw medewerker kan groeien en zelfs kan excelleren in zijn prestaties. Maar wat is nu de functie van feedback? Hoe vaak geef je deze feedback en hoe doe je dat het best? Lees verder en ontdek alle do’s en don’ts!
Wat is de functie van feedback?
Feedback speelt een cruciale rol in hoe een werknemer zijn taak of functie binnen jouw organisatie uitvoert. Het ontvangen van feedback helpt hem zijn talenten te ontwikkelen en vergroot daarmee ook zijn werkgeluk. Als een werknemer weet aan welke talenten hij al heeft gewerkt en welke talenten nog verder kunnen groeien, kan hij hiermee aan de slag gaan en werken aan zijn persoonlijke groei en ontwikkeling.
Hoe vaak moet je feedback geven?
Het komt nog te vaak voor dat een medewerker slechts één keer per jaar feedback ontvangt, namelijk tijdens zijn jaarlijkse evaluatiegesprek. Dit gesprek is vaak onderhevig aan beoordelingsfouten, zoals te veel focus op de zwakke(re) prestaties van de medewerker en te weinig focus op zijn goede prestaties, éénrichtingsverkeer tijdens dit gesprek vanuit de feedbackgever (werkgever) of het gebrek aan people management skills van de werkgever. Zo’n jaarlijks evaluatiegesprek zit vol valkuilen waar men zich te vaak niet van bewust is.
Daarom is het aan te raden om meerdere feedbackmomenten gedurende het jaar te plannen. Dit omvat niet alleen formele en geplande feedbackmomenten, maar ook informele momenten met collega’s of leidinggevenden. Regelmatige feedback zorgt ervoor dat een feedback- of evaluatiegesprek minder spannend of intimiderend aanvoelt voor de werknemer, omdat deze er vertrouwd mee is. Vergeet ook niet dat feedback niet alleen dient om verbeterpunten aan te kaarten, maar ook om waardering te uiten en erkenning te geven voor wat goed gaat.
Feedback geven, hoe doe ik dat?
Houd rekening met de volgende zaken:
- Kies het juiste moment: Vlak voor een vergadering, wanneer alles snel moet gaan, is geen goed moment om feedback te geven. Probeer een vertrouwde en informele setting te creëren om de druk te verminderen. Bijvoorbeeld, een gesprek tijdens een wandeling kan een informele setting bieden waardoor de werknemer zich minder geïntimideerd voelt.
- Wees specifiek & helder: Draai niet rond de pot. Hoewel het soms verleidelijk kan zijn om feedback te verzachten om de ander niet te kwetsen, is het effectiever om direct en duidelijk te zijn. Het geven van specifieke voorbeelden versterkt je feedback en maakt het voor de ontvanger makkelijker om te begrijpen en actie te ondernemen.
- Wees constructief: Focus niet alleen op wat er fout ging, maar geef vooral aan hoe het beter kan en hoe dit bereikt kan worden. Behoud een positieve houding; je wilt je werknemer helpen, niet ontmoedigen, kwetsen of afbreken.
- Geef feedback vanuit jezelf: Begin je zin met “Ik heb het gevoel dat…”, “Ik vond het niet prettig dat…”, of “Ik merkte dat…”. Op deze manier geef je feedback vanuit je eigen perspectief en voelt de werknemer zich minder persoonlijk aangevallen.
- Wees empathisch: Verplaats je in de schoenen van de werknemer: Hoe zou je zelf graag feedback ontvangen?
- Sta open voor reactie: Feedback is geen éénrichtingsverkeer. Het is een gesprek en geen monoloog. Sta open voor reacties en luister actief naar wat de ander te zeggen heeft.
Tot slot, realiseer je dat feedback geven een leerproces is dat tijd en oefening vereist. Het is een kans om te groeien en te leren als werkgever. Let’s begin!
Bron:
Feedback geven of krijgen spannend? Lees dit! (z.d.). HR Praktijk. https://www.hrpraktijk.nl/topics/beoordelen-functioneren/achtergrond/feedback-geven-krijgen-spannend-lees-dit
Audenaert, M. (2022). Leiders doen groeien.
